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GUIDE - Architecture CRM & Préparation Développement

🎯 Objectif de ce guide

Ce guide vous accompagne dans la préparation du développement de votre CRM interne UTPLA.

Vous allez apprendre à: 1. Analyser vos besoins commerciaux actuels 2. Concevoir l'architecture de votre futur CRM 3. Utiliser Google Sheets comme maquette fonctionnelle 4. Préparer les spécifications pour votre développeur interne 5. Identifier les automatisations IA prioritaires

Important: Google Sheets est utilisé ici comme outil de prototypage, pas comme CRM définitif.

📋 Méthodologie en 4 étapes

Étape 1️⃣ : État des lieux (2h)

Objectif: Comprendre ce qui existe, ce qui fonctionne, ce qui manque

Actions: - Remplir le questionnaire dans CAHIER_DES_CHARGES_CRM_UTPLA.md - Cartographier vos funnels commerciaux actuels (BOAMP + Entreprises RSE) - Identifier les tâches répétitives et chronophages - Lister les informations que vous aimeriez tracer mais ne tracez pas

Livrable: Section 1 du cahier des charges remplie

Étape 2️⃣ : Architecture & Modèle de données (3h)

Objectif: Définir la structure du CRM (tables, champs, relations)

Actions: - Identifier les types de contacts à gérer (Collectivités, Entreprises RSE, autres) - Définir le pipeline de vente (étapes du funnel) - Créer les critères de segmentation (listes intelligentes) - Modéliser les tables principales (CONTACTS, ENTREPRISES, OPPORTUNITES, INTERACTIONS)

Livrable: Section 2 et 5 du cahier des charges remplies

Étape 3️⃣ : Maquettes Google Sheets (4h)

Objectif: Créer des prototypes fonctionnels pour validation

Actions concrètes:

Créer un Google Sheets "CRM UTPLA - Maquette"
Créer 4 onglets:
- CONTACTS
- ENTREPRISES
- OPPORTUNITES_BOAMP
- INTERACTIONS
Pour chaque onglet, définir les colonnes

Exemple onglet CONTACTS:

ID	Date ajout	Nom	Prénom	Email	Téléphone	LinkedIn	Poste	Entreprise_ID	Type	Secteur	Score ICP	Statut	Source	Responsable	Dernière interaction	Prochaine action	Notes
1	2026-06-15	Dupont	Marie	m.dupont@...	0556...	linkedin.com/...	Responsable biodiversité	ENT_001	Collectivité	Biodiversité	85	Qualifié	BOAMP	Commercial 1	2026-06-18	Appel tel 2026-06-20	Mairie >10k hab, budget 50k€

Ajouter des formules pour automatiser:

# Score ICP automatique (colonne L)
=SI(ET(K2="Collectivité", VALEUR_BUDGET>50000), 85, SI(ET(K2="Entreprise RSE", CERTIFICATION="B Corp"), 75, 50))

# Jours depuis dernière interaction (colonne Q)
=AUJOURDHUI() - P2

# Alerte si pas de suivi depuis >14j
=SI(Q2>14, "🚨 RELANCE URGENTE", "")

Ajouter 10-20 lignes de données test avec vos vrais cas UTPLA
Tester les formules et ajuster

Livrable: Google Sheets fonctionnel avec données test

Étape 4️⃣ : Automatisations IA & Specs développeur (3h)

Objectif: Définir les automatisations prioritaires et préparer le brief développeur

Actions: - Identifier les 3 automatisations les plus impactantes (gain de temps) - Créer des flowcharts des automatisations (utiliser les templates Mermaid fournis) - Lister les intégrations API nécessaires (Claude, Apollo, Hunter, Make.com) - Rédiger la roadmap de développement par phase (MVP → Automatisations → Avancé)

Livrable: Sections 3, 4, 6, 7 du cahier des charges remplies

🧩 Exemple concret : Du Google Sheets au CRM

Ce que vous créez dans Google Sheets:

Onglet CONTACTS avec colonnes:

ID | Nom | Prénom | Email | Entreprise | Type | Score ICP | Statut | Source

Formule Excel pour Score ICP:

=SI(ET(Taille>5000, Secteur="Biodiversité"), 85, 50)

Ce que le développeur en fait:

Table SQL "contacts":

CREATE TABLE contacts (
  id INTEGER PRIMARY KEY,
  nom VARCHAR(100),
  prenom VARCHAR(100),
  email VARCHAR(255),
  entreprise_id INTEGER,
  type VARCHAR(50),
  score_icp INTEGER,
  statut VARCHAR(50),
  source VARCHAR(100),
  FOREIGN KEY (entreprise_id) REFERENCES entreprises(id)
);

Fonction de calcul Score ICP (code):

def calculer_score_icp(contact):
    if contact.type == "Collectivité" and contact.taille > 5000 and contact.secteur == "Biodiversité":
        return 85
    elif contact.type == "Entreprise RSE" and contact.certification == "B Corp":
        return 75
    else:
        return 50

Résultat: Le développeur comprend EXACTEMENT ce qui est attendu, avec des exemples concrets.

🤖 Automatisations IA à anticiper

Automatisations prioritaires UTPLA

1. Veille BOAMP automatisée

Flux RSS BOAMP → Filtrage mots-clés → Analyse Claude → Scoring → Ajout CRM → Notification

Impact: Détection automatique 100% des appels d'offres pertinents Gain de temps: 5h/semaine

2. Enrichissement contacts Apollo

Nouveau contact → Apollo API (LinkedIn, poste, email) → Scoring ICP Claude → Mise à jour CRM

Impact: Contacts qualifiés automatiquement Gain de temps: 2h/semaine

3. Agent prospection Claude

Contacts "À prospecter" → Claude génère email personnalisé → Draft envoyé pour validation

Impact: Emails hyper-personnalisés en masse Gain de temps: 10h/semaine

📐 Architecture technique recommandée

Stack technique CRM UTPLA

Backend: - Framework: FastAPI (Python) ou Node.js - Base de données: PostgreSQL - API: REST + webhooks

Frontend: - Framework: React ou Vue.js - Interface: Design moderne, responsive

Intégrations: - Claude API (génération, analyse, scoring) - Apollo.io API (enrichissement contacts) - Hunter.io API (vérification emails) - Make.com (orchestration workflows) - Google Sheets API (import données actuelles)

Hébergement: - Backend: Railway, Render, ou Heroku - Base de données: PostgreSQL hébergé (Supabase, Neon) - Frontend: Vercel ou Netlify

Coût estimé: 20-50€/mois hébergement

🔄 Workflow de validation avec le développeur

Réunions recommandées

Réunion 1 - Kick-off (2h): - Présenter le cahier des charges rempli - Montrer les maquettes Google Sheets - Valider l'architecture technique - Définir la roadmap et timeline

Réunion 2 - Sprint 1 (1h, après 2 semaines): - Démo CRUD contacts basique - Feedback sur l'interface - Ajustements si nécessaire

Réunion 3 - Sprint 2 (1h, après 4 semaines): - Démo automatisations (veille BOAMP, enrichissement) - Tests avec données réelles - Validation avant mise en production

Réunion 4 - Livraison (1h, après 6-8 semaines): - Formation utilisation CRM - Migration données Google Sheets → CRM - Documentation et support

✅ Checklist de préparation

Avant de contacter le développeur:

Documents prêts:

[ ] Cahier des charges UTPLA rempli (CAHIERDESCHARGESCRMUTPLA.md)
[ ] Maquettes Google Sheets créées (4 onglets minimum)
[ ] 10-20 lignes de données test ajoutées
[ ] Formules de calcul testées (Score ICP, alertes, etc.)
[ ] Flowcharts des 3 automatisations prioritaires
[ ] Liste des intégrations API avec clés prêtes

Questions à avoir clarifiées:

[ ] Budget développement disponible
[ ] Timeline souhaitée (6-12 semaines réaliste)
[ ] Qui sera administrateur du CRM côté UTPLA ?
[ ] Qui formera l'équipe commerciale à l'utilisation ?
[ ] Hébergement et maintenance : interne ou externe ?

Outils IA configurés:

[ ] Claude Pro actif (20€/mois)
[ ] Claude API avec budget (20€/mois)
[ ] Apollo.io compte créé (50 crédits/mois gratuit)
[ ] Hunter.io compte créé (25 recherches/mois gratuit)
[ ] Make.com compte créé (1000 ops/mois gratuit)

💡 Bonnes pratiques

✅ À FAIRE:

Commencer simple: MVP avec CRUD basique, puis itérer
Tester rapidement: Valider chaque fonctionnalité avec données réelles
Impliquer l'équipe: Faire tester les maquettes Google Sheets aux commerciaux
Documenter: Chaque automatisation doit avoir son flowchart
Prévoir la migration: Script d'import depuis Google Sheets actuel

❌ À ÉVITER:

Big bang: Tout développer d'un coup sans validation intermédiaire
Sur-spécification: Vouloir 50 fonctionnalités dès la V1
Oublier la formation: Le meilleur CRM ne sert à rien si personne ne l'utilise
Négliger les automatisations: C'est la valeur ajoutée IA qui fait la différence
Pas de backup: Toujours avoir un plan B (garder Google Sheets 1 mois en parallèle)

📚 Ressources complémentaires

Dans ce dossier: - CAHIER_DES_CHARGES_CRM_UTPLA.md - Questionnaire complet à remplir - scenario_1_veille_boamp.json - Exemple d'automatisation Make.com - scenario_2_enrichissement_apollo.json - Enrichissement contacts - prompts_agent_claude.md - Prompts pour agent prospection

Documentation externe: - Claude API: https://docs.anthropic.com - Apollo.io API: https://apolloio.github.io/apollo-api-docs/ - Hunter.io API: https://hunter.io/api-documentation - Make.com: https://www.make.com/en/help

🎯 Résultat attendu

À la fin de cette préparation, vous aurez:

✅ Une vision claire de votre futur CRM ✅ Des maquettes fonctionnelles validées avec votre équipe ✅ Un cahier des charges complet pour votre développeur ✅ Les automatisations IA prioritaires identifiées ✅ Un plan de migration depuis Google Sheets ✅ Une roadmap de développement par phase

Durée totale de préparation: 12-15 heures

Gain de temps vs développement sans préparation: 4-6 semaines de dev évitées

Document créé pour: Formation RS7283 UTPLA - Module 3.2 Date: Juin 2026 Formateur: Loony Agency Version: 1.0